Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch: Wer zahlt?

Ein Vorstellungsgespräch in einer anderen Stadt kann schnell teuer werden: Bahnticket, Tankfüllung, vielleicht sogar eine Übernachtung. Viele Bewerber:innen wissen nicht, dass sie diese Kosten in vielen Fällen vom Arbeitgeber zurückbekommen. Dieser Ratgeber erklärt, wann der Arbeitgeber Fahrtkosten erstatten muss, welche Kosten dazugehören, wie du sie einforderst und welche Unterstützung es von der Agentur für Arbeit gibt.

Wichtig vorab: Dieser Text gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.

Der Grundsatz: Wer einlädt, zahlt#

Lädt dich ein Unternehmen zu einem Vorstellungsgespräch ein, muss es dir grundsätzlich die dafür notwendigen Kosten erstatten. Das gilt auch dann, wenn du die Stelle am Ende nicht bekommst. Rechtlich wird das aus dem Auftragsrecht abgeleitet (§ 670 BGB): Wer jemanden auffordert, auf eigene Kosten etwas in seinem Interesse zu tun, muss die Aufwendungen ersetzen.

Entscheidend ist die Einladung. Ob sie per E-Mail, Telefon oder Brief kommt, spielt keine Rolle. Wer dagegen ohne Einladung vorbeischaut, etwa um sich persönlich vorzustellen oder eine Initiativbewerbung abzugeben, hat in der Regel keinen Anspruch.

Welche Kosten erstattet werden#

Erstattet werden die Kosten, die du für notwendig halten durftest. Was das konkret bedeutet, hängt vom Einzelfall und von der Stelle ab. Üblich ist:

Nicht erstattet werden dagegen in der Regel Verdienstausfall, Kosten für Kleidung oder ein neues Outfit, Bewerbungsfotos und die Kosten für die Bewerbungsunterlagen selbst. Wer für das Gespräch Urlaub nimmt, bekommt diesen Tag nicht vom neuen Arbeitgeber ersetzt.

Ein Beispiel: Du fährst mit dem eigenen Auto 120 Kilometer zum Gespräch und wieder zurück. Bei 240 gefahrenen Kilometern und einer Pauschale von 0,30 Euro ergeben sich 72 Euro, dazu kommen eventuell Parkgebühren vor Ort. Mit der Bahn rechnest du einfach den Preis der Tickets ab; hast du eine Bahncard, wird in der Regel der tatsächlich gezahlte, ermäßigte Preis erstattet. Ein Deutschlandticket, das du ohnehin besitzt, verursacht für das Gespräch meist keine zusätzlichen Kosten.

Bei der Kilometerpauschale lohnt sich ein Blick in die Einladung: Manche Unternehmen nennen eigene Sätze oder erstatten pauschal. Ist nichts vereinbart, ist die Orientierung an den steuerlichen Reisekostensätzen verbreitet. Teure Luxuslösungen wie ein Taxi über eine weite Strecke musst du gut begründen können.

Fahrtkosten richtig einfordern#

Viele Unternehmen haben ein eigenes Formular für Reisekosten und schicken es mit der Einladung oder übergeben es beim Gespräch. Ist das nicht der Fall, reicht eine kurze, freundliche Nachricht. So gehst du vor:

1. Vorher klären: Steht in der Einladung nichts zu Reisekosten und ist die Anreise teuer, frag kurz nach – zum Beispiel, ob ein Flug oder eine Übernachtung übernommen wird.
2. Belege sammeln: Tickets, Hotelrechnung, Parkquittungen. Bei Fahrten mit dem Auto notierst du Start, Ziel und gefahrene Kilometer.
3. Zeitnah einreichen: Schick die Abrechnung am besten innerhalb weniger Tage nach dem Gespräch. Das wirkt professionell und vermeidet Rückfragen.
4. Bankverbindung angeben: Damit das Geld ohne weiteren Schriftverkehr überwiesen werden kann.

Achte darauf, dass die Rechnung zum Zeitpunkt passt: Hast du die Anreise mit einem privaten Termin verbunden, etwa einem Besuch bei Freund:innen am Wochenende, rechne nur die Kosten ab, die durch das Gespräch tatsächlich entstanden sind. Bei Fahrgemeinschaften oder Mitfahrgelegenheiten kannst du den tatsächlich gezahlten Betrag ansetzen.

Die Bitte um Erstattung schadet deinen Chancen nicht. Personaler:innen kennen das Thema und rechnen damit. Bleib sachlich, belege alle Beträge und verzichte auf Kosten, die offensichtlich nicht notwendig waren.

Video-Interview statt Anreise#

Immer mehr erste Gespräche finden online statt. Dann entstehen meist keine Reisekosten – und damit auch kein Erstattungsanspruch. Für einige Bewerber:innen ist das ein Vorteil: Sie sparen Zeit und Geld und können sich auch bei weit entfernten Arbeitgebern unkompliziert vorstellen. Wie du dich auf ein Gespräch per Video vorbereitest, steht im Ratgeber Video-Interview vorbereiten.

Wirst du nach einem Online-Gespräch zu einem zweiten Termin vor Ort eingeladen, gelten wieder die normalen Regeln. Gerade beim zweiten Gespräch oder einem Assessment-Center über einen ganzen Tag kommen schnell höhere Beträge zusammen. Tipps für diese Runde findest du im Ratgeber Zweites Vorstellungsgespräch.

Unterstützung durch die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter#

Bist du arbeitslos oder arbeitsuchend gemeldet, kann die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter Kosten für Bewerbungen und Vorstellungsgespräche fördern, zum Beispiel über das sogenannte Vermittlungsbudget. Ein Rechtsanspruch darauf besteht nicht; die Entscheidung liegt im Ermessen der Behörde.

• Vorher beantragen: Die Förderung muss in der Regel vor der Fahrt beantragt werden. Nachträglich wird meist nichts mehr übernommen.
• Nachrangig: Erstattet der einladende Arbeitgeber die Kosten, springt die Agentur nicht zusätzlich ein. Kläre deshalb zuerst, ob das Unternehmen zahlt.
• Nachweise: Halte die Einladung und alle Belege bereit.

Neben Fahrtkosten können je nach Situation auch andere Bewerbungskosten gefördert werden, etwa für Unterlagen oder notwendige Nachweise. Welche Leistungen infrage kommen und in welcher Höhe, entscheidet die Agentur oder das Jobcenter im Einzelfall. Eine schriftliche Bestätigung vor der Reise schafft Klarheit.

Sprich am besten deine Ansprechperson direkt an, sobald eine Einladung kommt. Wie die Meldung bei der Agentur funktioniert, erklärt der Ratgeber Arbeitsuchend melden; Tipps für die Bewerbung aus der Arbeitslosigkeit stehen im Ratgeber Bewerbung aus der Arbeitslosigkeit.

Steuerlich absetzen, was niemand erstattet#

Kosten, die dir weder der Arbeitgeber noch die Agentur erstattet, kannst du in vielen Fällen als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben. Dazu gehören Fahrten zu Vorstellungsgesprächen ebenso wie Kosten für Bewerbungsunterlagen, Porto oder Fotos. Bewahre deshalb Belege und eine kurze Liste deiner Bewerbungen auf.

Erstattete Beträge darfst du dagegen nicht zusätzlich absetzen. Ob sich die Angabe lohnt, hängt davon ab, ob deine Werbungskosten insgesamt den Arbeitnehmer-Pauschbetrag übersteigen. Bei Fragen hilft ein Lohnsteuerhilfeverein oder eine Steuerberatung.

Was tun, wenn der Arbeitgeber nicht zahlt?#

Bleibt die Erstattung aus, obwohl du eingeladen wurdest und kein Ausschluss vereinbart war, erinnere zunächst freundlich per E-Mail und setze eine angemessene Frist, etwa zwei Wochen. Oft ist die Abrechnung einfach liegen geblieben. Hilfreich ist es, die Einladung und deine ursprüngliche Abrechnung noch einmal anzuhängen, damit die zuständige Person alles auf einen Blick hat und nicht suchen muss.

Reagiert das Unternehmen gar nicht, kannst du den Anspruch grundsätzlich auch gerichtlich geltend machen; zuständig ist in der Regel das Arbeitsgericht. Bei kleinen Beträgen wägen viele Bewerber:innen den Aufwand ab. Der Anspruch verjährt nach der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem er entstanden ist. Bei Unsicherheit helfen Gewerkschaften, die Rechtsantragstelle des Arbeitsgerichts oder eine anwaltliche Beratung.

Wenn du dich nach dem Gespräch ohnehin noch einmal meldest, kannst du die Erstattung freundlich mit ansprechen. Wie du nach einem Gespräch nachfasst, ohne aufdringlich zu wirken, erklärt der Ratgeber Bewerbung nachfassen.

Sonderfälle: Assessment-Center, Probearbeiten, Personalvermittler#

Nicht jedes Kennenlernen ist ein klassisches Gespräch. Für die häufigsten Sonderfälle gilt grundsätzlich dasselbe Prinzip: Entscheidend ist, wer dich eingeladen hat und ob die Erstattung vorher ausgeschlossen wurde.

• Assessment-Center: Ein Auswahltag mit mehreren Übungen ist rechtlich ebenfalls eine Vorstellung auf Einladung. Bei ganztägigen Terminen fallen häufiger Übernachtungs- und Verpflegungskosten an. Kläre vorher, was übernommen wird. Wie du dich auf den Tag vorbereitest, steht im Ratgeber Assessment-Center vorbereiten.
• Probearbeiten: Hier geht es oft nicht nur um Fahrtkosten, sondern auch um die Frage, ob der Tag vergütet wird. Sprich beides vorher an. Mehr dazu im Ratgeber Probearbeiten.
• Personalvermittlung oder Headhunter: Lädt dich eine Personalberatung im Auftrag eines Unternehmens ein, ist meist das Unternehmen oder die Beratung zuständig. Frag bei der Einladung, an wen du die Abrechnung schickst.
• Messen und Karriereevents: Gehst du aus eigenem Antrieb zu einer Jobmesse, trägst du die Kosten selbst. Eine verabredete Einladung zu einem Gespräch auf der Messe kann anders zu bewerten sein.

Auch bei Gesprächen im Ausland oder mit internationalen Unternehmen lohnt eine kurze Rückfrage vorab: Dort gelten nicht unbedingt dieselben Gepflogenheiten, und größere Reisekosten sollten vor der Buchung schriftlich bestätigt sein.

Welche weiteren Bewerbungsausgaben du in der Steuererklärung angeben kannst und wann sich das lohnt, erklärt der Ratgeber Bewerbungskosten von der Steuer absetzen.

Liegt der Arbeitsort weiter weg, findest du im Ratgeber Bewerbung in einer anderen Stadt, wie du Umzug oder Pendeln im Anschreiben ansprichst.

Fazit#

Wer zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wird, hat grundsätzlich Anspruch auf Erstattung der notwendigen Reisekosten – es sei denn, der Arbeitgeber hat das vorher ausdrücklich ausgeschlossen. Kläre bei teuren Anreisen vorab, was übernommen wird, sammle alle Belege und reiche die Abrechnung zeitnah ein. Bist du arbeitslos gemeldet, beantrage eine mögliche Förderung bei der Agentur vor der Fahrt, und was niemand erstattet, kannst du oft steuerlich geltend machen.

Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.