Inhaltsverzeichnis
Die Assistenz der Geschäftsführung arbeitet an der Schnittstelle zwischen Unternehmensleitung, Fachbereichen und externen Partnern. Neben klassischen Aufgaben wie Terminmanagement und Korrespondenz übernimmt sie oft Sonderprojekte, bereitet Gesellschafterversammlungen vor und erstellt Auswertungen für strategische Entscheidungen. Je stärker diese inhaltliche Seite in deinem Lebenslauf sichtbar wird, desto eher passt du auf anspruchsvolle Stellen.
Weil du eng mit der Geschäftsleitung zusammenarbeitest, achten Arbeitgeber besonders auf Vertrauenswürdigkeit, Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten. Belege diese Eigenschaften mit Beispielen: Welche Projekte hast du geleitet, welche Prozesse verbessert, mit welchen Gremien oder Partnern hast du gearbeitet? Häufig wird ein Studium oder eine Weiterbildung erwartet, aber auch langjährige Sekretariatserfahrung kann der Einstieg sein. Das Muster unten gibt dir eine Vorlage, die du im Editor direkt anpasst.
Muster-Lebenslauf Assistenz der Geschäftsführung
So kann ein überzeugender Lebenslauf als Assistenz der Geschäftsführung aussehen. Öffne das Muster mit einem Klick im Editor, ersetze die Angaben durch deine eigenen und wähle eines von über 30 Designs.
Nina Albrecht
Assistentin der Geschäftsführung
Profil
Betriebswirtin (B.A.) mit sechs Jahren Erfahrung in Projekt- und Geschäftsführungsassistenz. Unterstützt aktuell zwei Geschäftsführer eines Industrieunternehmens mit rund 350 Mitarbeitenden bei Reporting, Gremienarbeit und strategischen Projekten. Hat das monatliche Management-Reporting neu aufgesetzt und die Einführung eines Projektportfolio-Tools geleitet. Arbeitet verhandlungssicher auf Englisch.
Berufserfahrung
Assistentin der Geschäftsführung
Kessler Präzisionsteile GmbH, Stuttgart
- Rechte Hand von zwei Geschäftsführern: Terminsteuerung, Priorisierung und Vorbereitung aller Entscheidungsunterlagen
- Neuaufbau des monatlichen Management-Reportings in Excel und Power BI, Erstellungszeit von drei auf einen Arbeitstag reduziert
- Vorbereitung und Protokollierung von vier Gesellschafterversammlungen pro Jahr sowie Nachverfolgung der Beschlüsse
- Projektleitung bei der Einführung eines Projektportfolio-Tools für zwölf Führungskräfte
- Organisation der jährlichen Führungskräftetagung mit 40 Teilnehmenden
Projektassistentin Vertrieb International
Weber Fördertechnik AG, Esslingen
- Unterstützung der Vertriebsleitung bei Angebots- und Ausschreibungsprojekten in sechs Ländern
- Erstellung von Präsentationen und Marktanalysen auf Deutsch und Englisch
- Koordination von Messeauftritten inklusive Budgetüberwachung
Werkstudentin Office Management
Beispiel Consulting GmbH, Stuttgart
- Unterstützung des Office-Teams bei Reiseorganisation und Veranstaltungsplanung
- Pflege der CRM-Daten und Vorbereitung von Kundenpräsentationen
Ausbildung
Bachelor of Arts Betriebswirtschaftslehre
Hochschule, Stuttgart
Schwerpunkt Unternehmensführung, Abschlussnote 1,8
Kurzprofil als Vorlage
Kurzprofil
Betriebswirtin (B.A.) mit sechs Jahren Erfahrung in Projekt- und Geschäftsführungsassistenz. Unterstützt aktuell zwei Geschäftsführer eines Industrieunternehmens mit rund 350 Mitarbeitenden bei Reporting, Gremienarbeit und strategischen Projekten. Hat das monatliche Management-Reporting neu aufgesetzt und die Einführung eines Projektportfolio-Tools geleitet. Arbeitet verhandlungssicher auf Englisch.
Diese Kompetenzen suchen Arbeitgeber
In Stellenanzeigen für Assistenz der Geschäftsführung tauchen diese Fachkenntnisse besonders häufig auf. Übernimm die, die auf dich zutreffen, und nutze die Begriffe aus der jeweiligen Anzeige – so findet dich auch ein Bewerbermanagementsystem.
Soft Skills mit Beleg
| Soft Skill | So belegst du ihn im Lebenslauf |
|---|---|
| Vertrauenswürdigkeit | Zugang zu vertraulichen Gesellschafter-, Finanz- und Personalunterlagen der Geschäftsführung. |
| Unternehmerisches Denken | Eigeninitiative zur Neugestaltung des Management-Reportings, das heute Grundlage der Monatsgespräche ist. |
| Souveränes Auftreten | Ansprechpartnerin für Gesellschafter:innen, Banken und Schlüsselkund:innen im Namen der Geschäftsführung. |
| Durchsetzungsvermögen | Nachverfolgung von Beschlüssen der Gesellschafterversammlung gegenüber den Bereichsleitungen. |
| Flexibilität | Kurzfristige Umplanung von Terminen und Reisen bei wechselnden Prioritäten zweier Geschäftsführer. |
Ist dein Lebenslauf ATS-tauglich?
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Formulierungen für deinen Lebenslauf
Fertige Stichpunkte für die Berufserfahrung – Aktionsverb, Tätigkeit, Ergebnis. Passe Zahlen und Details an deine Situation an.
- Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen für die Geschäftsführung
- Neuaufbau des monatlichen Management-Reportings und Reduzierung des Aufwands um zwei Drittel
- Organisation und Protokollierung von Gesellschafterversammlungen inklusive Beschlussverfolgung
- Eigenverantwortliche Leitung von Sonderprojekten im Auftrag der Geschäftsführung
- Steuerung des Terminkalenders zweier Geschäftsführer nach strategischen Prioritäten
- Koordination zwischen Geschäftsführung, Bereichsleitungen und externen Beratern
- Planung und Durchführung der jährlichen Führungskräftetagung mit 40 Teilnehmenden
- Verwaltung von Verträgen, Vollmachten und Fristen der Geschäftsleitung
- Recherche und Aufbereitung von Markt- und Wettbewerbsdaten als Entscheidungsgrundlage
Muster-Anschreiben Assistenz der Geschäftsführung
Das passende Anschreiben zum Muster-Lebenslauf. Im Editor erstellst du es im selben Design wie deinen Lebenslauf.
Bewerbung als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Sehr geehrter Herr Dr. Brandes,
ein Management-Reporting, das statt drei Tagen nur noch einen Tag Arbeit braucht, verschafft einer Geschäftsführung Zeit für das Wesentliche. Solche Entlastung möchte ich künftig in Ihrem Unternehmen schaffen und mich als Assistenz Ihrer Geschäftsführung einbringen.
Bei der Kessler Präzisionsteile GmbH unterstütze ich seit 2022 zwei Geschäftsführer eines Unternehmens mit rund 350 Mitarbeitenden. Ich steuere ihre Termine, bereite Entscheidungsunterlagen vor und begleite vier Gesellschafterversammlungen pro Jahr von der Einladung bis zur Beschlussverfolgung. Das monatliche Reporting habe ich mit Excel und Power BI neu aufgebaut. Zudem habe ich als Projektleiterin ein Projektportfolio-Tool eingeführt, mit dem heute zwölf Führungskräfte arbeiten.
Ihr Unternehmen steht, wie Sie in Ihrer Anzeige schreiben, vor einer internationalen Expansion. Aus meiner Zeit im internationalen Vertrieb bringe ich Erfahrung mit Ausschreibungen und Präsentationen auf Englisch mit. Mein betriebswirtschaftliches Studium und meine IPMA-Zertifizierung helfen mir, Projekte strukturiert zu steuern und Zahlen schnell einzuordnen. Vertraulichkeit im Umgang mit Gesellschafter- und Personalthemen ist für mich selbstverständlich.
Meine Kündigungsfrist beträgt drei Monate; für eine strukturierte Übergabe an meine Nachfolge ist bereits gesorgt. Meine Gehaltsvorstellung nenne ich Ihnen gern im persönlichen Gespräch, auf das ich mich sehr freue.
Mit freundlichen Grüßen
Nina Albrecht
Tipps für deine Bewerbung als Assistenz der Geschäftsführung
- Inhaltliche Aufgaben nach vorn: Viele Bewerbungen für die Assistenz lesen sich wie Sekretariatsbewerbungen. Stelle Projektarbeit, Reporting und Entscheidungsvorbereitung an den Anfang deiner Stichpunkte. Organisatorische Aufgaben folgen danach.
- Unternehmensgröße einordnen: Nenne Mitarbeiterzahl oder Branche deines Arbeitgebers und für wie viele Geschäftsführer:innen du arbeitest. Eine Assistenz in einem Konzern hat andere Aufgaben als in einem Familienunternehmen, und Leser:innen können dich so besser einordnen.
- Projekte mit Ergebnis: Beschreibe ein bis zwei Projekte, die du verantwortet hast, mit Ziel und messbarem Ergebnis. Das ist der stärkste Beleg dafür, dass du über die klassische Assistenz hinausdenkst.
- Weiterbildung sichtbar machen: Ein Studium ist häufig gewünscht, aber kein Muss. IHK-Weiterbildungen wie Wirtschaftsfachwirt oder Zertifikate im Projektmanagement können es teilweise ersetzen und gehören gut sichtbar in den Lebenslauf.
- Englisch nachweisen: Für die meisten Stellen ist verhandlungssicheres Englisch Pflicht. Gib dein Niveau nach GER an und nenne Situationen, in denen du es nutzt, etwa Board-Präsentationen oder Verhandlungen mit ausländischen Partnern.
- Diskretion zeigen, nicht verraten: Beschreibe, mit welcher Art vertraulicher Informationen du arbeitest, aber nenne keine internen Details wie Umsätze, Personalentscheidungen oder Namen. Gerade in der Geschäftsführungsassistenz wird genau darauf geachtet.
Häufige Fehler
Das solltest du vermeiden:
- Nur organisatorische Tätigkeiten wie Terminplanung und Post aufzulisten und Projektverantwortung zu verschweigen.
- Interne Zahlen oder vertrauliche Details früherer Arbeitgeber im Lebenslauf preiszugeben.
- Englischkenntnisse ohne Niveau anzugeben, obwohl die Stelle internationale Kommunikation verlangt.
- Ein Anschreiben ohne Bezug zur Situation des Unternehmens, etwa Wachstum, Nachfolge oder Umstrukturierung.
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Häufige Fragen
Was gehört in den Lebenslauf einer Assistenz der Geschäftsführung?
Neben Stationen und Ausbildung gehören vor allem Projekte, Reporting-Aufgaben, Gremienarbeit und Kommunikation mit wichtigen Partnern hinein. Ergänze Sprachkenntnisse mit Niveau, Software wie Excel und PowerPoint sowie Weiterbildungen.
Braucht man ein Studium für die Assistenz der Geschäftsführung?
Viele Unternehmen wünschen ein betriebswirtschaftliches Studium, aber nicht alle verlangen es. Mit einer kaufmännischen Ausbildung, mehrjähriger Assistenzerfahrung und einer Weiterbildung wie Wirtschaftsfachwirt kannst du ebenfalls überzeugen.
Welche Kompetenzen sind für die Assistenz der Geschäftsführung wichtig?
Gefragt sind Organisationstalent, analytisches Denken, sichere Excel- und PowerPoint-Kenntnisse, Projektmanagement und verhandlungssicheres Englisch. Ebenso wichtig sind Diskretion und souveränes Auftreten gegenüber Führungskräften und externen Partnern.
Wie komme ich vom Sekretariat in die Assistenz der Geschäftsführung?
Übernimm im aktuellen Job inhaltliche Aufgaben wie Auswertungen oder kleine Projekte und dokumentiere sie im Lebenslauf. Eine Weiterbildung im Projektmanagement oder Wirtschaftsbereich hilft dir zusätzlich, den Wechsel zu begründen.
Wie lang sollte der Lebenslauf für die Assistenz der Geschäftsführung sein?
Zwei Seiten sind bei mehreren Jahren Erfahrung angemessen. Konzentriere dich auf die letzten Stationen und Projekte, ältere Tätigkeiten kannst du knapp halten.