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Das Sekretariat ist die Schaltzentrale einer Abteilung: Hier laufen Termine, Post, Telefonate, Protokolle und Reisen zusammen. Arbeitgeber wollen deshalb wissen, für wen du arbeitest und wie viel Verantwortung du dabei trägst. Nenne im Lebenslauf die Position deiner Führungskraft, die Größe des Bereichs und welche Aufgaben du selbstständig erledigst, statt sie nur vorzubereiten.
Gerade in diesem Beruf ist die Bewerbung selbst eine Arbeitsprobe. Ein fehlerfreier Lebenslauf, ein Anschreiben nach DIN 5008 und eine klare Struktur sagen mehr als jede Selbstbeschreibung. Ergänze Fremdsprachen mit Niveau, deine Schreibgeschwindigkeit, wenn sie hoch ist, und Erfahrung mit Fachsprache, etwa im Arzt- oder Rechtssekretariat. Das Muster unten kannst du mit einem Klick im Editor öffnen.
Muster-Lebenslauf Sekretärin
So kann ein überzeugender Lebenslauf als Sekretärin aussehen. Öffne das Muster mit einem Klick im Editor, ersetze die Angaben durch deine eigenen und wähle eines von über 30 Designs.
Sabine Kröger
Sekretärin der Bereichsleitung
Profil
Sekretärin mit zehn Jahren Erfahrung im Sekretariat von Bereichs- und Abteilungsleitungen. Führt den Kalender einer Bereichsleitung mit rund 25 Terminen pro Woche, organisiert Gremiensitzungen und erstellt Protokolle. Sicher in MS 365, SAP-Bestellwesen und Korrespondenz nach DIN 5008 in Deutsch und Englisch. Bekannt für Diskretion und vorausschauende Planung.
Berufserfahrung
Sekretärin der Bereichsleitung Netze
Stadtwerke Beispielstadt GmbH, Hannover
- Eigenständiges Kalender- und Terminmanagement für die Bereichsleitung mit rund 25 Terminen pro Woche
- Vorbereitung, Organisation und Protokollierung von monatlichen Leitungsrunden und Aufsichtsratsvorlagen
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Korrespondenz in Deutsch und Englisch nach DIN 5008
- Planung und Abrechnung von Dienstreisen für ein Team von zwölf Personen
- Einführung eines digitalen Wiedervorlagesystems in Outlook, Fristen lückenlos nachgehalten
Abteilungssekretärin Einkauf
Brenner Maschinenbau AG, Hildesheim
- Organisation des Sekretariats für die Abteilungsleitung und acht Einkäufer:innen
- Anlage von Bestellanforderungen in SAP MM und Pflege von Lieferantenstammdaten
- Organisation von Lieferantenbesuchen inklusive Hotel, Bewirtung und Agenda
- Erstellung von Präsentationen und Reports in PowerPoint und Excel
Ausbildung
Ausbildung zur Bürokauffrau (IHK)
Autohaus Lehmann GmbH / Berufsbildende Schulen, Hildesheim
Realschulabschluss
Realschule, Hildesheim
Kurzprofil als Vorlage
Kurzprofil
Sekretärin mit zehn Jahren Erfahrung im Sekretariat von Bereichs- und Abteilungsleitungen. Führt den Kalender einer Bereichsleitung mit rund 25 Terminen pro Woche, organisiert Gremiensitzungen und erstellt Protokolle. Sicher in MS 365, SAP-Bestellwesen und Korrespondenz nach DIN 5008 in Deutsch und Englisch. Bekannt für Diskretion und vorausschauende Planung.
Diese Kompetenzen suchen Arbeitgeber
In Stellenanzeigen für Sekretärin tauchen diese Fachkenntnisse besonders häufig auf. Übernimm die, die auf dich zutreffen, und nutze die Begriffe aus der jeweiligen Anzeige – so findet dich auch ein Bewerbermanagementsystem.
Soft Skills mit Beleg
| Soft Skill | So belegst du ihn im Lebenslauf |
|---|---|
| Diskretion | Verantwortlich für vertrauliche Aufsichtsratsvorlagen und Personalunterlagen der Bereichsleitung. |
| Vorausschauende Planung | Termine mit Vorlauf und Pufferzeiten geplant, sodass Unterlagen stets einen Tag vorher vorliegen. |
| Freundliches Auftreten | Erste Ansprechpartnerin für Geschäftspartner:innen, Gremienmitglieder und Mitarbeitende am Telefon und im Vorzimmer. |
| Stressresistenz | Parallele Organisation von Leitungsrunde, Dienstreisen und Tagespost in Spitzenzeiten. |
| Zuverlässigkeit | Digitales Wiedervorlagesystem eingeführt, seitdem keine verpassten Fristen im Bereich. |
Ist dein Lebenslauf ATS-tauglich?
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Formulierungen für deinen Lebenslauf
Fertige Stichpunkte für die Berufserfahrung – Aktionsverb, Tätigkeit, Ergebnis. Passe Zahlen und Details an deine Situation an.
- Eigenständige Führung des Kalenders der Bereichsleitung mit rund 25 Terminen pro Woche
- Vorbereitung und Protokollierung von Leitungsrunden inklusive Nachverfolgung der Aufgaben
- Erstellung von Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch nach DIN 5008
- Organisation von Dienstreisen im In- und Ausland inklusive Reisekostenabrechnung
- Koordination von Besuchsterminen externer Gäste inklusive Bewirtung und Raumplanung
- Filterung und Priorisierung eingehender Anrufe, E-Mails und Post für die Führungskraft
- Einführung eines digitalen Wiedervorlagesystems zur lückenlosen Fristenkontrolle
- Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen nach inhaltlicher Vorgabe
- Verwaltung des Abteilungsbudgets für Büromaterial und Bewirtung
Muster-Anschreiben Sekretärin
Das passende Anschreiben zum Muster-Lebenslauf. Im Editor erstellst du es im selben Design wie deinen Lebenslauf.
Bewerbung als Sekretärin der Geschäftsbereichsleitung (m/w/d) – Kennziffer 4471
Sehr geehrte Frau Jansen,
rund 25 Termine pro Woche, monatliche Leitungsrunden und Vorlagen für den Aufsichtsrat – seit über sechs Jahren sorge ich dafür, dass im Kalender meiner Bereichsleitung nichts kollidiert und keine Frist verloren geht. Diese Erfahrung möchte ich nun gern in Ihrem neu aufgestellten Geschäftsbereich einbringen.
Bei der Stadtwerke Beispielstadt GmbH führe ich das Sekretariat der Bereichsleitung Netze eigenständig. Ich bereite Sitzungen inhaltlich vor, schreibe die Protokolle und verfolge die vereinbarten Aufgaben nach. Für das Team von zwölf Personen organisiere ich Dienstreisen und rechne sie ab. Mit einem digitalen Wiedervorlagesystem in Outlook habe ich dafür gesorgt, dass Fristen heute lückenlos nachgehalten werden. Davor habe ich im Einkaufssekretariat eines Maschinenbauunternehmens mit SAP MM gearbeitet.
Ihr Unternehmen arbeitet international, und Ihre Anzeige verlangt sichere englische Korrespondenz. Als geprüfte Fremdsprachenkorrespondentin für Englisch schreibe ich Briefe und E-Mails ebenso sicher wie auf Deutsch. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Personal- und Vorstandsunterlagen ist für mich selbstverständlich.
Ich kann meine Stelle mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende antreten. Gern überzeuge ich Sie in einem persönlichen Gespräch davon, dass ich Ihnen und Ihrem Team den Rücken freihalten kann.
Mit freundlichen Grüßen
Sabine Kröger
Tipps für deine Bewerbung als Sekretärin
- Ebene der Führungskraft nennen: Ein Sekretariat für eine Teamleitung ist etwas anderes als eines für eine Bereichsleitung. Schreib dazu, für wen du arbeitest und wie groß der Bereich ist. Das ordnet deine Verantwortung sofort ein.
- Schreibgeschwindigkeit angeben: Wenn du schnell und sicher im Zehnfingersystem schreibst, nenne einen Richtwert in Anschlägen pro Minute. Viele Sekretariate arbeiten noch mit Diktaten, und Tempo ist dort ein echtes Auswahlkriterium.
- Fremdsprachen mit Niveau: Gib Sprachen mit GER-Stufe an und ergänze Zertifikate wie die IHK-Prüfung zur Fremdsprachenkorrespondentin. „Gutes Englisch“ ist zu vage für Stellen mit internationalem Schriftverkehr.
- Fachsekretariat hervorheben: Hast du schon in einem Arzt-, Rechts- oder Hochschulsekretariat gearbeitet, nenne die Fachsprache und Systeme ausdrücklich. Kenntnisse medizinischer oder juristischer Terminologie sind schwer zu ersetzen.
- Diskretion konkret belegen: Statt „diskret“ als Eigenschaft aufzuzählen, beschreib, mit welchen vertraulichen Unterlagen du arbeitest, etwa Personalakten oder Vorstandsvorlagen. So wird Vertrauenswürdigkeit glaubhaft.
- Bewerbung als Arbeitsprobe: Dein Anschreiben zeigt direkt, wie du Korrespondenz gestaltest. Halte dich an DIN 5008, nutze eine saubere Typografie und lass alles gegenlesen. Ein einziger Tippfehler wiegt hier schwerer als in anderen Berufen.
Häufige Fehler
Das solltest du vermeiden:
- Aufgaben wie „Telefon, Post, Ablage“ ohne Bezug zu Führungsebene oder Umfang aufzuzählen.
- Ein Anschreiben mit Formfehlern oder Tippfehlern, obwohl Korrespondenz die Kernaufgabe ist.
- Fremdsprachen ohne Niveau oder Nachweis anzugeben.
- Vertrauliche Details aus früheren Sekretariaten preiszugeben und damit Diskretion infrage zu stellen.
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Häufige Fragen
Was gehört in den Lebenslauf einer Sekretärin?
Persönliche Daten, ein kurzes Profil, deine Stationen mit Führungsebene und Aufgaben, die Ausbildung sowie Software-, Sprach- und Schreibkenntnisse. Weiterbildungen wie Fremdsprachenkorrespondentin oder Protokollführung runden das Bild ab.
Welche Ausbildung braucht man als Sekretärin?
Üblich ist eine kaufmännische Ausbildung, heute meist als Kauffrau für Büromanagement. Ergänzend gibt es schulische Ausbildungen und IHK-Weiterbildungen, etwa zur Fremdsprachenkorrespondentin oder zur Management-Assistenz.
Wie zeige ich im Lebenslauf, dass ich gut organisieren kann?
Nenne konkrete Umfänge: Wie viele Termine, Reisen oder Sitzungen organisierst du? Beschreibe außerdem Verbesserungen, die du eingeführt hast, etwa ein Wiedervorlagesystem oder eine digitale Ablage.
Wie unterscheidet sich Sekretärin von Assistenz der Geschäftsführung?
Im Sekretariat liegt der Schwerpunkt auf Organisation, Korrespondenz und Terminmanagement. Eine Assistenz übernimmt zusätzlich oft inhaltliche Projektaufgaben und Entscheidungsvorbereitung. Wenn du solche Aufgaben bereits übernimmst, betone sie im Lebenslauf.
Brauche ich als Sekretärin ein Anschreiben?
Ja, für Sekretariatsstellen ist das Anschreiben fast immer gewünscht. Es zeigt deine Ausdrucksfähigkeit und Formsicherheit, also genau die Fähigkeiten, die du im Alltag brauchst.