Datenschutz bei der Bewerbung: Was mit deinen Daten passiert

Mit jeder Bewerbung gibst du viel von dir preis: Name, Adresse, Geburtsdatum, Werdegang, Zeugnisse, manchmal ein Foto. Was passiert eigentlich mit diesen Daten, wenn die Bewerbung beim Unternehmen eingegangen ist? Wer darf sie sehen, wie lange werden sie gespeichert, und was kannst du tun, wenn du wissen willst, was über dich gespeichert ist? Dieser Ratgeber erklärt die wichtigsten Grundsätze des Datenschutzes im Bewerbungsverfahren, deine Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und wie du selbst sorgsam mit deinen Daten umgehst.

Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Im Einzelfall können Besonderheiten gelten.

Welche Daten ein Unternehmen verarbeiten darf#

Ein Unternehmen darf deine Bewerbungsdaten verarbeiten, soweit das für die Entscheidung über deine Einstellung erforderlich ist. Dazu gehören typischerweise Kontaktdaten, Angaben zu Ausbildung, Berufserfahrung und Qualifikationen, Zeugnisse sowie Notizen aus Vorstellungsgesprächen. Was für die Stelle keine Rolle spielt, darf grundsätzlich nicht abgefragt oder ausgewertet werden.

Besonders geschützt sind sensible Angaben wie Gesundheit, Religion, ethnische Herkunft, politische Meinung oder sexuelle Orientierung. Sie haben im Bewerbungsverfahren in aller Regel nichts zu suchen. Wonach im Gespräch nicht gefragt werden darf und wie du reagieren kannst, erklärt der Ratgeber Unzulässige Fragen im Vorstellungsgespräch.

Innerhalb des Unternehmens dürfen nur die Personen auf deine Unterlagen zugreifen, die am Auswahlverfahren beteiligt sind – etwa die Personalabteilung, die zuständige Führungskraft und gegebenenfalls der Betriebsrat. Deine Bewerbung im Team herumzureichen oder an andere Firmen weiterzugeben, ist ohne deine Zustimmung nicht erlaubt.

Bewirbst du dich über eine Personalvermittlung oder einen Headhunter, kommt ein weiterer Beteiligter hinzu. Die Vermittlung darf deine Unterlagen nur mit deinem Einverständnis an konkrete Unternehmen weitergeben. Frag deshalb nach, an wen dein Profil geschickt wird, und behalte den Überblick. Mehr dazu im Ratgeber Headhunter und Personalberatung.

Deine Informationsrechte von Anfang an#

Das Unternehmen muss dich darüber informieren, wie es mit deinen Daten umgeht. Diese Datenschutzhinweise findest du meist im Bewerbungsportal, in der Stellenanzeige, in der Eingangsbestätigung oder auf der Karriereseite. Sie beantworten unter anderem diese Fragen:

• Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich, und wie erreichst du den Datenschutzbeauftragten?
• Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage werden deine Daten verarbeitet?
• Wer erhält deine Daten, etwa ein Dienstleister für das Bewerbermanagement oder eine Personalberatung?
• Wie lange werden die Daten gespeichert?
• Welche Rechte hast du, und wo kannst du dich beschweren?

Lies diese Hinweise zumindest kurz, besonders wenn du dich über ein Bewerberportal bewirbst. Dort steht oft auch, ob deine Daten in einen Talentpool übernommen werden sollen. Tipps zur Bewerbung über Portale gibt der Ratgeber Online-Bewerbung über Bewerberportale.

Wie lange Bewerbungsdaten gespeichert werden#

Die DSGVO nennt keine feste Frist für Bewerbungsunterlagen. Es gilt der Grundsatz: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Zweck gebraucht werden. Bekommst du die Stelle, wandern die relevanten Unterlagen in deine Personalakte. Bekommst du eine Absage, müssen die Daten nach einer gewissen Zeit gelöscht werden.

In der Praxis bewahren Unternehmen abgelehnte Bewerbungen häufig noch einige Monate auf, meist drei bis sechs Monate. Der Grund ist das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG): Wer sich bei der Auswahl benachteiligt fühlt, muss Ansprüche innerhalb von zwei Monaten schriftlich geltend machen und kann danach innerhalb weiterer drei Monate klagen. Für diesen Fall darf das Unternehmen die Unterlagen vorhalten, um sich verteidigen zu können. Danach sind sie zu löschen oder zurückzugeben.

Länger aufbewahren darf ein Unternehmen deine Bewerbung in der Regel nur mit deiner Einwilligung – etwa für einen Talentpool, aus dem es dich bei künftigen passenden Stellen ansprechen kann.

Wichtig: Diese Fristen beginnen erst mit einer klaren Absage. Hast du nie eine Rückmeldung bekommen, ist das Verfahren aus Sicht des Unternehmens unter Umständen noch nicht abgeschlossen. Fragst du nach dem Stand deiner Bewerbung, kannst du bei der Gelegenheit auch erfahren, wie lange deine Unterlagen noch gespeichert werden. Wie du höflich nachhakst, zeigt der Ratgeber Bewerbung nachfassen.

Hast du deine Bewerbung selbst zurückgezogen, entfällt in der Regel der Grund für eine längere Aufbewahrung. Du kannst in diesem Fall ausdrücklich um Löschung bitten.

Talentpool: Ja oder nein?#

Viele Unternehmen fragen nach einer Absage oder schon bei der Bewerbung, ob sie deine Daten für künftige Stellen speichern dürfen. Die Aufnahme in einen solchen Pool ist freiwillig und setzt deine ausdrückliche Einwilligung voraus. Ein vorausgefülltes Häkchen oder Schweigen reicht dafür nicht. Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen; dann müssen die Daten gelöscht werden.

Ob du zustimmst, hängt von deinen Plänen ab. Interessiert dich das Unternehmen weiterhin, kann ein Talentpool ein Vorteil sein: Du wirst vielleicht auf Stellen aufmerksam gemacht, die nie öffentlich ausgeschrieben werden. Achte aber darauf, wie lange die Daten gespeichert werden sollen, und aktualisiere bei einer neuen Bewerbung deine Unterlagen. Wie du dich erneut beim selben Unternehmen bewirbst, zeigt der Ratgeber Erneut beim gleichen Unternehmen bewerben.

Deine Rechte nach der DSGVO#

Als Bewerberin oder Bewerber hast du gegenüber dem Unternehmen dieselben Rechte wie jede andere betroffene Person. Die wichtigsten:

• Auskunft: Du kannst verlangen zu erfahren, welche Daten über dich gespeichert sind, wofür sie genutzt werden und an wen sie gegangen sind. Dazu gehört grundsätzlich auch eine Kopie der Daten. Das Unternehmen muss in der Regel innerhalb eines Monats antworten.
• Berichtigung: Falsche Angaben müssen korrigiert werden.
• Löschung: Werden die Daten nicht mehr gebraucht oder widerrufst du eine Einwilligung, kannst du die Löschung verlangen – es sei denn, das Unternehmen darf sie noch aus einem berechtigten Grund aufbewahren, etwa für die genannte AGG-Frist.
• Widerruf: Eine erteilte Einwilligung, etwa für den Talentpool, kannst du jederzeit für die Zukunft zurücknehmen.
• Beschwerde: Hältst du den Umgang mit deinen Daten für rechtswidrig, kannst du dich an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

Für eine Anfrage genügt eine kurze, formlose E-Mail an das Unternehmen oder dessen Datenschutzbeauftragten. Nenne die Stelle, auf die du dich beworben hast, und den Zeitraum, damit deine Daten gefunden werden. Die Auskunft ist für dich grundsätzlich kostenlos.

Ein Beispiel für eine kurze Anfrage: „Sehr geehrte Damen und Herren, ich habe mich am 3. März auf die Stelle als Sachbearbeiterin im Einkauf beworben. Bitte teilen Sie mir mit, welche personenbezogenen Daten Sie über mich gespeichert haben, und stellen Sie mir eine Kopie zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen“. Mehr braucht es nicht – eine Begründung musst du nicht angeben.

Recherche im Internet und in sozialen Netzwerken#

Viele Personalverantwortliche geben den Namen von Bewerberinnen und Bewerbern in eine Suchmaschine ein oder schauen sich berufliche Profile an. Informationen aus beruflichen Netzwerken, die du gerade für die Jobsuche angelegt hast, dürfen in der Regel berücksichtigt werden. Bei privaten Profilen in sozialen Netzwerken wird die Recherche überwiegend als unzulässig angesehen. Werden Informationen über dich aus anderen Quellen erhoben, muss das Unternehmen dich darüber informieren.

Unabhängig von der rechtlichen Bewertung lohnt es sich, die eigenen Profile zu prüfen: Was ist öffentlich sichtbar? Passt dein berufliches Profil zu deinem Lebenslauf? Tipps dazu gibt der Ratgeber LinkedIn-Profil optimieren.

Denk auch daran, dass Gesprächsnotizen, Testergebnisse oder Einschätzungen aus dem Auswahlverfahren zu deinen personenbezogenen Daten gehören. Auch sie fallen grundsätzlich unter dein Auskunftsrecht.

So schützt du deine Daten selbst#

Ein Teil des Datenschutzes liegt in deiner Hand. Diese Gewohnheiten helfen:

• Nur Nötiges angeben: Geburtsdatum, Familienstand, Religion oder ein Foto sind in Deutschland keine Pflicht. Welche Angaben sinnvoll sind, erklärt der Ratgeber Persönliche Daten im Lebenslauf.
• Keine sensiblen Dokumente: Personalausweis, Steuer-ID oder Sozialversicherungsnummer gehören nicht in die Bewerbung, sondern werden erst nach der Zusage gebraucht.
• Seriöse Anzeigen prüfen: Wird schon vor dem ersten Gespräch nach Kontodaten, Ausweiskopien oder Geld gefragt, ist Vorsicht geboten. Hinter solchen Anfragen stecken manchmal Betrugsversuche.
• Bewusst versenden: Prüfe Empfängeradresse und Anhänge, bevor du eine Bewerbung per E-Mail verschickst, und verwende ein PDF statt bearbeitbarer Dateien. Wie das geht, zeigt der Ratgeber Bewerbung als PDF.
• Überblick behalten: Notiere, wo du dich beworben hast. So weißt du später, bei wem du Auskunft oder Löschung verlangen kannst. Mehr dazu im Ratgeber Bewerbungen organisieren.

Auch bei Online-Tools für Lebenslauf und Bewerbung lohnt ein Blick in die Datenschutzhinweise: Wo werden die Daten gespeichert, kannst du sie exportieren und vollständig löschen? Seriöse Anbieter beantworten diese Fragen offen.

Wenn etwas schiefläuft#

Erhältst du nach Monaten Werbung oder Anrufe eines Unternehmens, bei dem du dich nur einmal beworben hast, oder taucht deine Bewerbung bei einer Firma auf, bei der du dich nie beworben hast, solltest du nachfragen. Verlange zunächst Auskunft, woher die Daten stammen und auf welcher Grundlage sie verarbeitet werden. Fordere gegebenenfalls die Löschung. Hilft das nicht weiter, kannst du dich an die Datenschutzaufsichtsbehörde deines Bundeslandes wenden.

Wirst du im Auswahlverfahren aus Gründen benachteiligt, die das AGG schützt – etwa wegen Alter, Geschlecht, Herkunft, Religion oder einer Behinderung –, gelten eigene, kurze Fristen. In diesem Fall solltest du dich schnell beraten lassen, zum Beispiel bei der Antidiskriminierungsstelle des Bundes, einer Gewerkschaft oder einer Fachanwältin bzw. einem Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Fazit#

Unternehmen dürfen deine Bewerbungsdaten nur für das Auswahlverfahren nutzen, nur den beteiligten Personen zugänglich machen und nach einer Absage nicht unbegrenzt speichern – üblich sind einige Monate wegen möglicher Ansprüche nach dem AGG. Für einen Talentpool brauchen sie deine freiwillige, widerrufliche Einwilligung. Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung und kannst dich bei Problemen an die Aufsichtsbehörde wenden. Und du selbst schützt deine Daten am besten, indem du nur Nötiges angibst, sensible Dokumente zurückhältst und den Überblick über deine Bewerbungen behältst.