Arbeitszeugnis selbst schreiben: Aufbau, Formulierungen, Muster

Viele Arbeitgeber bitten ihre Beschäftigten, das Arbeitszeugnis selbst zu schreiben – genauer: einen Entwurf vorzulegen, den die Personalabteilung prüft, auf Firmenpapier übernimmt und unterschreibt. Das ist erlaubt und üblich. Entscheidend ist, dass dein Entwurf vollständig ist, die üblichen Formulierungen für die Note trifft und ehrlich bleibt.

In diesem Ratgeber erfährst du, wie ein qualifiziertes Zeugnis aufgebaut ist, welche Formulierung welcher Note entspricht, welche Sätze du vermeiden solltest und wie du deinen Entwurf so abgibst, dass er ohne große Änderungen unterschrieben wird. Mit dem kostenlosen Arbeitszeugnis-Generator erstellst du den Rohentwurf in wenigen Minuten.

Warum Arbeitgeber um einen Zeugnisentwurf bitten#

Gerade in kleineren Unternehmen fehlt oft eine Personalabteilung, die Zeugnisse routiniert schreibt. Führungskräfte wissen zudem nicht immer genau, welche Aufgaben du im Detail übernommen hast. Ein Entwurf von dir spart Zeit und sorgt dafür, dass deine Tätigkeiten vollständig und korrekt beschrieben sind.

Für dich ist das eine Chance: Du bestimmst, welche Aufgaben und Erfolge im Zeugnis stehen und in welcher Reihenfolge. Gleichzeitig trägst du Verantwortung – ein überzogener Entwurf wirkt unglaubwürdig und wird im Zweifel deutlich zurechtgestutzt.

Was in ein qualifiziertes Arbeitszeugnis gehört#

Nach § 109 der Gewerbeordnung hast du bei Ende des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das einfache Zeugnis nennt nur Art und Dauer der Tätigkeit. Auf Verlangen bekommst du ein qualifiziertes Zeugnis, das zusätzlich Leistung und Verhalten bewertet – und genau dieses wollen Personaler:innen in einer Bewerbung sehen. Für Auszubildende regelt § 16 des Berufsbildungsgesetzes den Anspruch.

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis folgt fast immer derselben Reihenfolge:

1. Überschrift und Einleitung: „Arbeitszeugnis“ oder „Zwischenzeugnis“, Name, Position und Beschäftigungszeitraum.
2. Unternehmen (optional): ein Satz zur Firma, wenn sie nicht allgemein bekannt ist.
3. Aufgabenbeschreibung: die wichtigsten Tätigkeiten, geordnet nach Bedeutung, gern als Aufzählung.
4. Leistungsbeurteilung: Fachwissen, Arbeitsweise, Ergebnisse und die zusammenfassende Zufriedenheitsformel.
5. Verhaltensbeurteilung: Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und gegebenenfalls Kund:innen.
6. Schlussformel: Grund des Ausscheidens, Dank, Bedauern und Zukunftswünsche.
7. Ort, Datum, Unterschrift: in der Regel das Datum des letzten Arbeitstags, unterschrieben von einer zeichnungsberechtigten Person.

Wie du ein fertiges Zeugnis prüfst, erklärt der Ratgeber Arbeitszeugnis lesen und verstehen. Brauchst du das Zeugnis während des laufenden Arbeitsverhältnisses, hilft Zwischenzeugnis anfordern.

Die Notenskala: Welche Formulierung steht für welche Note?#

Zeugnisse müssen wohlwollend formuliert sein. Deshalb hat sich eine eigene Zeugnissprache entwickelt, in der kleine Wörter große Unterschiede machen. Die wichtigste Stelle ist die Zufriedenheitsformel am Ende der Leistungsbeurteilung, gefolgt von der Verhaltensbeurteilung.

Auch die übrigen Bausteine sollten zur Note passen. Wer bei der Zufriedenheitsformel „vollsten“ schreibt, aber das Fachwissen nur als „solide“ beschreibt, sendet widersprüchliche Signale. Achte darauf, dass Fachwissen, Arbeitsweise, Zufriedenheitsformel und Schlussformel ein stimmiges Gesamtbild ergeben.

Schritt für Schritt: Arbeitszeugnis selbst schreiben#

1. Unterlagen sammeln: Arbeitsvertrag, Stellenbeschreibung, Zielvereinbarungen, Projektlisten und frühere Zwischenzeugnisse. Daraus ergeben sich Position, Zeitraum und Aufgaben.
2. Aufgaben priorisieren: Beginne mit den Tätigkeiten, die für deine nächste Stelle am wichtigsten sind. Fünf bis acht Punkte reichen meist.
3. Erfolge konkret machen: Projekte, Verantwortung für Budget oder Personal, Verbesserungen von Abläufen. Zahlen nur nennen, wenn dein Arbeitgeber sie bestätigen kann.
4. Note festlegen: Wähle ehrlich, welche Note deine Leistung und dein Verhalten widerspiegeln, und nutze konsequent die passenden Formulierungen.
5. Schlussformel ergänzen: Grund des Ausscheidens, Dank und Wünsche – passend zur Note.
6. Gegenlesen: Prüfe Namen, Daten, Zeitform (Endzeugnis in der Vergangenheit, Zwischenzeugnis in der Gegenwart) und Rechtschreibung.

Der Arbeitszeugnis-Generator übernimmt die Schritte 4 und 5 für dich: Du gibst Position, Zeitraum, Aufgaben und Noten ein und erhältst einen vollständigen Entwurf mit den üblichen Formulierungen, den du anschließend anpassen kannst.

Formulierungen, die du vermeiden solltest#

Geheime Codes sind nach § 109 GewO verboten: Ein Zeugnis darf keine Formulierungen enthalten, die eine andere Aussage treffen, als sie dem Wortlaut nach haben. Trotzdem werden manche Sätze in der Praxis negativ gelesen. In deinem eigenen Entwurf solltest du sie deshalb meiden:

• „bemühte sich“ oder „war stets bemüht“ – wird als „hat es nicht geschafft“ verstanden.
• „im Rahmen seiner Fähigkeiten“ – deutet auf begrenzte Leistung hin.
• „Geselligkeit“ – steht im Ruf, auf Alkohol oder zu viel Privates hinzuweisen.
• Besonders betonte Pünktlichkeit – kann heißen, dass es sonst wenig Positives gab.
• Kolleg:innen vor den Vorgesetzten nennen – wird oft als Hinweis auf Spannungen gelesen.
• Eine fehlende Schlussformel – wirkt kühl und wird meist negativ bewertet.

Unsicher, ob ein Satz ungewollt etwas Negatives signalisiert? Füge deinen Entwurf in den Arbeitszeugnis-Übersetzer ein – er zeigt dir die erkannte Note und markiert auffällige Formulierungen.

Wohlwollend und wahr: Wie gut darfst du dich bewerten?#

Ein Zeugnis muss zwei Anforderungen gleichzeitig erfüllen: Es soll dein berufliches Fortkommen nicht unnötig erschweren (wohlwollend) und es muss inhaltlich stimmen (wahr). Ein Entwurf, der durchgehend „sehr gut“ vergibt, obwohl es Kritik gab, wird kaum unverändert unterschrieben.

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts gilt „befriedigend“ als durchschnittliche Bewertung. Wer im Streitfall eine bessere Note verlangt, muss darlegen, warum sie gerechtfertigt ist; will der Arbeitgeber schlechter als befriedigend bewerten, muss er das begründen. In der Praxis sind gute und sehr gute Zeugnisse trotzdem sehr verbreitet – ein ehrlicher „gut“-Entwurf hat daher die besten Chancen, unverändert durchzugehen.

Ein glaubwürdiger Entwurf mit der richtigen Note wird schneller unterschrieben als ein perfekter, der erst zurückgegeben und umgeschrieben wird.

Sonderfälle: Zwischenzeugnis, Ausbildung und Führungskräfte#

Zwischenzeugnis

Ein Zwischenzeugnis entsteht während des laufenden Arbeitsverhältnisses, etwa bei einem Wechsel der Führungskraft, einer Versetzung oder vor einer längeren Elternzeit. Es steht konsequent in der Gegenwartsform („Sie betreut …“, „Ihr Verhalten ist stets einwandfrei“) und enthält statt einer Abschiedsformel meist den Anlass sowie den Wunsch nach weiterer Zusammenarbeit. Bedauern über ein Ausscheiden gehört hier nicht hinein.

Ausbildungszeugnis

Für Auszubildende beschreibt das Zeugnis Art, Dauer und Ziel der Ausbildung sowie die erworbenen Fertigkeiten und Kenntnisse; auf Wunsch kommen Verhalten und Leistung hinzu. Nenne die Ausbildungsstationen und Abteilungen, die du durchlaufen hast, und besondere Leistungen wie ein vorzeitig bestandenes Prüfungsteil – sofern dein Ausbildungsbetrieb das bestätigt.

Führungskräfte

Wer Personal geführt hat, braucht im Zeugnis eine eigene Beurteilung des Führungsverhaltens: Anzahl der Mitarbeitenden, Verantwortung für Budget oder Standorte und wie du dein Team motiviert und entwickelt hast. Ein Satz wie „Er führte sein Team von zwölf Mitarbeitenden stets ziel- und ergebnisorientiert und förderte ihre fachliche Entwicklung“ zeigt Personaler:innen auf einen Blick, auf welcher Ebene du gearbeitet hast. Fehlt dieser Teil bei einer Führungsposition, fällt das negativ auf.

Entwurf abgeben: So gehst du mit deinem Arbeitgeber um#

Gib den Entwurf als bearbeitbare Datei ab (zum Beispiel Word), damit die Personalabteilung ihn leicht übernehmen kann. Schreibe kurz dazu, dass es sich um einen Vorschlag handelt und du dich über Rückmeldungen freust. Das signalisiert Respekt vor der Entscheidung deines Arbeitgebers.

Prüfe das fertige Zeugnis anschließend genau: Steht es auf Firmenpapier, ist es unterschrieben, stimmen Daten und Formulierungen mit deinem Entwurf überein? Weicht die Note deutlich ab, sprich das sachlich an und bitte um eine Begründung. Lässt sich keine Einigung finden, kann eine Beratung durch eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht sinnvoll sein – Fristen aus Tarif- oder Arbeitsverträgen können den Anspruch zeitlich begrenzen, daher lieber zügig handeln.

Das fertige Zeugnis gehört in deine Bewerbungsunterlagen. Wie du Zeugnisse sinnvoll anhängst und sortierst, erklärt der Ratgeber Zeugnisse und Anhänge in der Bewerbung. Wechselst du gerade den Job, findest du alles zur Kündigung im Ratgeber Kündigung schreiben als Arbeitnehmer.

Fazit#

Ein selbst geschriebenes Arbeitszeugnis ist keine Ausnahme, sondern gängige Praxis. Mit dem klassischen Aufbau, den passenden Formulierungen für die Note und einer ehrlichen Selbsteinschätzung legst du einen Entwurf vor, den dein Arbeitgeber gern übernimmt. Vermeide missverständliche Sätze, prüfe das Ergebnis und nutze das fertige Zeugnis für deine nächste Bewerbung – zusammen mit einem überzeugenden Lebenslauf.